Order and Inquiry Letter

1.   Order Letter

Definition :

Otherwise known as an order letter, a letter of order is a document that confirms the details of a purchase of goods or services from one party to another. It usually includes more information about what you are ordering, like quantity, model number, or color, the payment terms, and the matter in which the products are to be shipped. When the recipient receives this letter, they will process the order and send the merchandise.

Example :

August 1, 2002
Mrs. Rose Ramos
MGT Marketing
Abucay, Bataan
Dear Mrs. Rose:
Enclosed is a money order for two hundred dollar ($200) in return for which please send me by parcel post:
1 piece bathing suit, navy blue and white, size 33, No. H61 – $60.00
1 pair of white canvas tennis shoes, crepe soles, size 4, C width – $40.00

1 Tilden tennis rocket, green and white trim, green strings, wt. 13 oz., handle 4 inches – $45.00

1 grey sweater, V-neck, size 28, No. B25 – $55.00
Please send these articles within five days.

Very truly yours,

Mr. Roderick Santos

2.   Inquiry Letter 
 
Definition :

A document requesting information sent on behalf of an individual or an organisation for their own respective purposes, which can be mutually beneficial to the recipient and the sender.

The term ‘Inquiry’ is same as ‘Enquiry’. The former is more commonly used in U.S. and the latter one is more common in U.K. There are some other terms which represent the letters; these are Letter of Intent, Letter of Interest, Query letter, Prospecting Letter, Pre-proposal Letter and Concept Paper. The term ‘Cover Letter’, ‘Business Letter’, ‘Request Letter’ and ‘Sales Letter’ is also applied to an inquiry letter especially when the objective is same as that of letter for inquiry.

Example :

2 December, 2002

PT. ABDURAHMAN PERSADA

Jl. Ujung Harapan Raya No. 57

Kab.Bekasi

                                        

PT. PRIMA NUGROHO

Jl. Krakatau Blok A7 No.43

Bekasi Timur

Dear Sir or Madam,

We saw your product at International Design of Shoes Fair in Mega Bekasi on 1 December 2002 and made interested us.

Please send types of sample, the terms and catalogue of the shoes. If the cost is low and the types of sample are interesting, we will order your product.

We are looking forward to receiving your reply soon.

Yours faithfully,

Deni Soeltoni
Head of Distributor

Contoh Surat Bisnis dalam Bahasa Inggris

1.   Job Application Letter 

September 13, 2008

AEGIS INTEGRATED STRUCTURE CORP.
Cmpd. #6 Veterans Road, VFP Industrial Area,
Veterans Center, Taguig City

Dear Sir or Madam,

I wish to apply for the position, as a project engineer base on the qualification you published on web site trabaho.com.

I finished my Bachelor of Science in Civil Engineering at University of the Philippines. Currently, I am enrolled in Master of Engineering major in Civil Engineering, wherein I have earned 33 units at Technological University of the Philippines.

At present, I am working as a Full Time College Faculty in the Far Eastern University.  I am proficient in using MS Office such as Word, Excel and PowerPoint and Computer Aided Design (AutoCAd)

I wish I would be able to impart my skills and to gain additional knowledge for professional growth in your company. I’m very willing to come in your good office upon receipt of your response to know more details about the condition and policies.

Respectfully yours,

signature

Jose Vergara

2.   Complaint Letter

65 Market Street
Val Haven, CT 95135

June 30, 2004

Customer Service
Cool Sports, LLC
8423 Green Terrace Road
Asterville, WA 65435

Dear Sir or Madam:

I have recently ordered a new pair of soccer cleats (item #6542951) from your website on June 21. I received the order on June 26. Unfortunately, when I opened it, I saw that the cleats were used. The cleats had dirt all over it and there was a small tear in front of the part where the left toe would go. My order number is AF26168156.

To resolve the problem, I would like you to credit my account for the amount charged for my cleats; I have already went out and bought a new pair of cleats at my local sporting goods store so sending another would result in me having two pairs of the same cleats.

Than you for taking the time to read this letter. I have been a satisfied customer of your company for many years and this is the first time I have encountered a problem. If you need to contact me, you can reach me at (555) 555-5555.

Sincerely,

 Signature

 Ken Thomas

CATATAN KAKI

Catatan kaki adalah daftar keterangan khusus yang ditulis di bagian bawah setiap lembaran akhir bab sebuah karangan ilmiah. Catatan kaki berfungsi untuk memberikan keterangan dan komentar, serta menjelaskan mengenai sumber kutipan atau pedoman penyususanaan daftar bacaan. Cara Penulisan Catatan KakiCara penulisan catatan kaki memiliki beberapa aturan yang harus diperhatikan. Hal ini diterapkan agar penggunaan catatan kaki tersebut memang benar-benar berguna dan mudah dimerngeti. Berikut adalah beberapa hal yang harus diperhatikan dalam tata cara penulisan catatan kaki: 

• Catatan kaki harus dipisahkan oleh sebuah garis yang panjangnya empat belas karakter dari margin kiri dan berjarak empat spasi dari teks.
• Catatan kaki diketik berspasi satu.
• Diberi nomor.
• Nomor catatan kaki diketik dengan jarak enam karakter dari margin kiri.
• Jika catatan kakinya lebih dari satu baris maka baris kedua dan selanjutnya dimulai seperti margin teks biasa (tepat pada margin kiri).
• Jika catatan kakinya lebih dari satu maka jarak antara satu catatan dengan catatan yang lainnya adalah sama dengan jarak spasi teks.
• Jarak baris terakhir catatan kaki tetap 3 cm dari pinggir kertas bagian bawah.
• Keterangan yang panjang tidak boleh dilangkaukan ke halaman berikutnya. Lebih baik potong tulisan asli daripada memotong catatan kaki.
• Jika keterangan yang sama menjadi berurutan (misalnya keterangan nomor 2 sama dengan nomor 3, cukup tuliskan kata ibid daripada mengulang-ulang keterangan catatan kaki.
• Jika ada keterangan yang sama tapi tidak berurutan, berikan keterangan op.cit., lih [x] [x] merupakan nomor keterangan sebelumnya.
• Jika keterangan seperti opcit tetapi isinya keterangan tentang artikel, gunakan loc.cit.
• Untuk keterangan mengenai referensi artikel atau buku tertentu, penulisannya mirip daftar pustaka, tetapi nama pengarang tidak dibalik.

Agar lebih paham seperti apa contoh catatan kaki, maka berikut ini akan diberikan beberapa contoh catatan kaki dari berbagai sumber. Contoh catatan kaki ini dimaksudkan agar Anda lebih paham lagi tentang bagaimana sistematika penulisan catatan kaki yang baik dan benar. Berikut adalah contoh catatan kaki :

1. Taufiq Ismail, Membaca Puisi, Taman Ismail Marzuki, 30-31 Januari 1980.
2. Kompas, 25 Mei 1981.
3. Kusamaatmadja Mochtar, Pengantar Hukum Internasional, (Bandung:Putra Abardin, 1999), p.50.
4. Phartiana I Wayan, Pengantar Hukum Internasional, (Bandung:Mandar Maju, 2003),p.44.
5. Ratna Wilis Dahar, Teori-Teori Belajar (Jakarta: Depdikbud, 1988), hal. 18.
6. Nurhadi, Membaca Cepat dan Efektif (Bandung: Sinar Baru, 1986), hal. 25
7. Ibid., hal. 15
8. Ratna Wilis Dahar, op.cit., hal. 17

KUTIPAN LANGSUNG DAN KUTIPAN TIDAK LANGSUNG

Kutipan adalah pengulangan satu ekspresi sebagai bagian dari yang lain, terutama ketika ekspresi dikutip terkenal atau eksplisit dihubungkan dengan kutipan ke sumber aslinya, dan ditandai oleh (diselingi dengan) tanda kutip. Kutipan dibagi menjadi beberapa bagian, yaitu:

1.    Kutipan Langsung

Kutipan langsung adalah kutipan yang ditulis sama persis dengan sumber aslinya, baik bahasa maupun ejaannya. Cara penulisannya sebagai berikut :

• Kutipan yang panjangnya kurang dari empat baris dimasukkan kedalam teks
• Diketik seperti ketikan teks
• Dia Sumber rujukan ditulis langsung sebelum atau sesudah teks kutipan
• Diketik satu spasi
• Kutipan yang terdiri dari empat baris atau lebih
• Dimulai tujuh ketikan dari batas tepi kiri
• Sumber rujukan ditulis langsung sebelum teks kutipan

Berikut adalah beberapa contoh dari kutipan langsung : 

1. Menurut Gorys Keraf dalam bukunya Argumentasi dan Narasi (1983:3), argumentasi adalah suatu bentuk retorika yang berusaha untuk mempengaruhi sikap dan pendapat orang lain, agar mereka itu percaya dan akhirnya bertindak sesuai dengan apa yang diinginkan oleh penulis atau pembicara.
2. Kesimpulan dari penelitian tersebut adalah “terdapat kecenderungan semakin banyak ’campur tangan’ pimpinan perusahaan samakin rendah tingkat partisipasi karyawan di daerah perkotaan” (Soebroto, 1990:23).
3.  “Ada informasi pesan singkat yang menyesatkan. Kami akan selediki terus karena sumbernya sudah ada,” kata Kepala Bidang (KABID) HUMAS Polda Metro Jaya, Komisaris Besar Boy Rafli Amar, di Jakarta, sabtu (6/3).
4.  “Gerak manipulatif adalah keterampilan yang memerlukan koordinasi antara mata , tangan, atau bagian tubuh lain . . . yang termasuk gerak manipuatif antara lain adalah menangkap bola, menendang bola, dan menggambar” (Asim, 1995:315).

2.    Kutipan tidak langsung

Kutipan tidak langsung adalah kutipan yang tidak sama persis dengan aslinya. Adapun cara penulisannya sebagai berikut :

• Kalimat-kalimat yang mengandung kutipan ide tersebut ditulis dengan spasi rangkap sebagaimana dengan teks biasa

• Semua kutipan harus dirujuk

• Sumber-sumber rujukan harus ditulis sebelum atau sesudah kalimat-kalimat yang mengandung kutipan

Berikut adalah beberapa contoh dari kutipan tidak langsung :

1. Banyak sekali yang kita temui yang merupakan bagian dari sastra. Salah satu di antara nya adalah prosa “prosa adalah karya sastra yang berupa cerita bebas.bentuk prosa pada umumnya berbentu dialog dan monolog” (Rosdiyanto, Intisari  Sastra Indonesia, 2007:95).
2. Dalam komunikasih sehari-hari kita menggunakan suatu media yang di sebut bahasa sebagai alat berkomunikasi “bahasa adalah sebuah sistem, bahasa itu di bentuk oleh sejumlah komponen yang berpola secara tetap dan di kaidahkan” (Surip dkk., Bahasa Indonesia, 2008:80).
3. Banyak sekali pendapat yang mengemukakan definisi prosa, yang termuat dalam berbagai macam bentuk rangkaian kata, salah satu diantaranya ”prosa adalah  karya sastra  yang berupa cerita bebas. Bentuk pprosa pada umumnya merupakan perpaduan  dari monolog dan dialog. Namun, ada pula prosa yang hanya monolog dan terdiri atas dialog-dialog”  (Juanda,Iintisari sastra Indonesia, 2007:95).
4. Dalam suatu perkara tertentu, seumpama adanya pelimpahan  hak milik, maka kedua bela pihak harus membuat surat kuasa, agar tidak ada masalah di kemudian hari ”surat kuasa adalah surat yang menyatakan pengalihan kekuasaan dari seseorang kepada orang lain untuk bertindak atau berhak bertindak atas nama si pemberi kuasa” (Sukamto dkk., Modul Bahasa Indonesia Untuk SMA/MA 11a, 2011:30).
5. Terkadang seorang atasan tidak sempat memberikan perintah atau tugas kepada bawahan, maka kebanyakan mereka meninggalkan suatu pesan atau perintah melalui memo “memo adalah surat singkat yang biasanya dibuat oleh atasan  untuk bawahan dalam sebuah organisasi. Umumnya memo selalu tersedia dalam bentuk blanko” (Sukamto dkk., Modul Bahasa Indonesia Untuk SMA/MA 11a, 2011:31).